如何轻松高效组织一场会议?-湖南会展网-湖南展示展览|湖南展会|长沙会展|长沙展示展览|长沙展览公司-湖南会展展览服务公司
欢迎访问 湖南会展网  我们真诚为您服务
设为首页 加入收藏
 
 
当前位置:首页 >> 会展常识 >> 会展知识 >> 如何轻松高效组织一场会议?
信息查询
信息标题:
信息类型:
推荐会议酒店
长沙顺天凯宾斯基酒店 ¥1640
长沙熙林国际会议中心 ¥288
长沙时代凯瑞大酒店 ¥429
长沙万达文华酒店 ¥1050
长沙湘府国际酒店 ¥278
推荐会议线路
长沙至韩国首尔济州深度6日游 ¥3480
长沙至泰国曼谷芭堤雅纯玩旅游 ¥2680
攸县酒埠江一日游 ¥199
宁乡东鹜山桃花谷、华天城温泉 ¥258
宁乡沩山漂流一日休闲游-长沙 ¥300
会展新闻
湖南省会议接待服务中心2017年销
湖南会展服务
会议酒店代定
长沙展览工厂和长沙展览展示器材
长沙活动策划和论坛会议执行
长沙展厅设计和长沙展示厅施工
长沙展示柜制作和长沙专卖店设计装修
长沙展台搭建和长沙展会搭建
长沙室外展览篷房和旅游休闲篷房供应
长沙大型活动策划
湖南长沙专业学术论坛策划执行服务
湖南长沙专业会议招商 寻求会议赞助
湖南省长沙展会安全承诺书
旅游工具
酒店预订 航班查询
火车列表 天气预报
考察地图 公交查询
手机查询 淘宝导购
客服中心
   手机:13762725599
     QQ :1254584218
    旺旺: 人可888
     MSN:hnmeet@hotmail.com
   E-MAIL:1254584218@qq.com
如何轻松高效组织一场会议?
来源:湖南会展网-湖南展示展览|湖南展会|长沙会展|长沙展示展览|长沙展览公司-湖南会展展览服务公司 编辑者:湖南会展网 浏览:33 次 发布:2020-02-22 15:19:38

如何轻松高效组织一场会议?
转载 2019-11-26 09:05:12
     开会是职场人的必修课。然而,如何好好开会却不在员工培训的课程当中。今天跟小伙伴们一起补上这重要的一课,聊聊组织会议那些事。


会议组织
  虽然几乎每个职场人士都或多或少参加过公司的会议,不过很多人都只是跟班参加会议,如果让他组织一场会议,往往就无从下手了。
  如何组织会议?我们先把整场会议分为会前、会中、会后,时间占比是5比3比2,也就是说我们有50%的时间放在会议前期的准备上,30%的时间放在会议中讨论,剩余20%的时间则放在会议结束后的输出中。接下来,我们一一来说明每个阶段我们应该怎么做。


  一、会前准备
  会前的准备时间占了50%,可见其重要性。我们来看看有哪些事情是会前要做的。
  一般,领导说要开会,只会大致给我们一个方向,不会事无巨细说明其他。这个时候作为会议组织者,我们应该做好两件事,一是提问,二是确认。因为只有通过提问,和领导进行确认,才能清晰会议信息,让方向更加明确,整个过程更加明朗。
  如果我们当下不跟领导确认,那么在准备阶段就可能因为各种不确定的事来回问领导,这样你给领导的印象是拖泥带水,一点小事也频繁占用他时间。当然如果你因不好意思再去问而揣着糊涂当明白,那么可能会议走错了方向,后果更不堪设想。所以,当我们收到了会议组织任务的时候,要当下和领导确认关键信息。
  我们可以通过五个提问来确认信息:
  第一,这次会议的主题和目的是什么?
  第二,您希望在什么时候组织这个会议,会议大概持续多久?
  第三,除了谁谁谁(这个是根据会议主题和目的初步判断,比如部门会议则是部门人员,经营会议则是部门经理等),您觉得还有谁来参加这个会议比较合适?如部门经理不能出席,由其下属主管代替出席可以吗?
  第四,会议人数大概是20人,会议召开地点在大会议室,您觉得可以吗?
  第五,谁来主持这场会议?
  当我们跟领导确认好之后,就要着手给参会人员发送一封会议通知邮件。为了避免有人临时不能参加会议,我们最好提前2到3天就发会议通知。
  内容方面,作为会议组织者,我们要先和主持人沟通一下流程,这样才能把会议的安排组织细节一并体现在邮件当中。同时,为了让会议更加高效,对于会议要讨论的内容,我们要区分出哪些是可以提前发给参会人员进行阅读的,摘录出重点,在邮件中标识。邮件写好后,我们要先发领导,得到领导的确认无误后,统一发送参会人员。
  总而言之,会议通知邮件要做到时间地点人物明确,分工角色主题清晰,让参会人员清楚以下几件事:
  一、要参加什么样的会议;
  二、在会议中要讨论什么;
  三、为什么要开这个会;
  四、大家在会议中有哪些需要表达意见的部分;
  五、会议什么时候开,持续多少时间;
  六、主持人是谁,有问题找谁问;
  七、流程议题如何分配。
  下面是一封邮件模板,大家可以参考借鉴一下。


  亲爱的****:
  为了更好地*****,***************,我们想和您预约时间,就********,和您沟通,同时听取您的意见和建议,便于我们更好地************,这对****非常重要。
  会议时间:几月几日几点—几点;
  会议地点:****;
  会议主持:****;
  会议联络人:***(有问题请咨询,联系电话:********);
  会议的流程:1、2、3。
  同时附件是关于此次会议的资料,我们已经标注重点,请您提前阅读,收到邮件后回复我,您是否能够参加,如果您无法出席,请告知我们能代替你表达意见的同事,谢谢你的支持。
  事实上,会议的成功很大一部分取决于前期的准备。作为会议组织者,我们必须做到敢于提问,确认信息;清晰角色,提前沟通;分发资料,事前阅读;流程细致,目标明确。


  二、会中组织
  到了会议的当天,如果有人迟到,有人临时不能参加会议,就容易导致会议延迟开始。会议组织者还可能因为惦记着没能来参加的同事是为什么没来,而在会议中显得有些心不在焉,没能及时提醒和配合主持人对会议进行管理,对时间进行管控,会前定好的流程形同虚设。可想而知,会议效果将大打折扣。
  如何避免这样的情况发生呢?我们可以从以下几点着手:
  一、会前提醒并确认。尽可能避免缺席和迟到的发生,当然这种情况在所难免,那么我们可以事先知晓这样的情况,在会议的当天及时调整和应对,并知会主持人这样的情况;
  二、提前准备好签到表。按照部门和参会人员进行签到,通过签到可以提前了解到会情况。届时提前和主持人沟通,确保会议准时开始;
  三、会前将需要用到的会议资料打印出来,并用记号笔标注出重点部分,每人一份,签到时领取,这样对于晚到或未到的同事,也可以提供基本信息让他们知晓,便于迅速加入讨论;
  四、专人做会议记录,便于会议后的成果输出,给会议纪要做准备;
  五、和主持人配合得当,按照时间节点来提醒主持人按照流程来进行会议的议题,明确下一步的行动。
  总的来说,会议中,会议组织者要做到:一,物资完备,提醒时间;二,配合主持,管控流程;三,记录清楚,便于输出;四,配合得当,目标清晰。


  三、会后输出
  一般会议结束后,会议组织者需要写一份会议纪要,便于向上级汇报或发给参会人员作为备份。有的人把会议纪要当成会议记录来写,像流水账一样记录会上每个人的发言,比如某某总经理说了什么,某某经理表达了什么。虽然会议记录得很详细,但这不是一份合格的会议纪要。
  会议纪要作为输出总结最重要的一部分,我们要根据会议的主题来摘录重点,根据6个W1个R原则来拟写内容。这里说的6W1R指:
  第一个W,what,会议的主题与目标;
  第二个W,when,何时召开;
  第三个W,who,谁主持会议;
  第四个W,whom,谁来参加会议;
  第五个W,where,在哪里召开;
  第六个H,how,如何开展讨论主要的内容以及主要的观点;
  一个R,result,结果及行动计划。
  基于6W1R原则,我们能清晰地总结出一份会议纪要,并据此开始下一步的行动。我们也能根据会议纪要更好地跟踪会议的落地执行情况,以便反馈情况给领导。
  到此,相信小伙伴们已经对于如何组织一场会议有了清晰的认识。会议作为企业文化的传递和目标清晰的过程,在企业经营中扮演着重要角色。
  总而言之,会议组织要做到时间地点人物明确,分工角色主题清晰,流程内容提问沟通,成果输出行动跟踪。这要求我们,会议前期准备做好提问和确定;会议中期做好沟通以及流程管控;会议后期做好6w1r的会议纪要输出,这样一场高效的会议就水到渠成了。


联系方式:   


联系人:何经理
手  机:13762725599


微  信:hnmeeting


Q   Q:1254584218点击这里给我发消息 


网  址: www.changshameet.com


业务范围:长沙会议场地,长沙会展场地,长沙活动场地,长沙培训场地,长沙年会场地,长沙会场预订,长沙会议场地出租,长沙会场布置,长沙会议酒店预订,长沙会议策划与接待、会议主题活动的策划和实施、会议旅游、企业培训考察、会议礼品礼仪、歌舞演出、车辆及票务,长沙会议服务公司.

湖南热门景点
湖南会展物流
火宫殿订位服务
会展保安服务
湖南会议厅租用
湖南会展旅游租车/商务展会包车
长沙会议场地
长沙1000人会议场地-长沙芙蓉区五星级酒店会议场地推荐
长沙1200人会议场地-长沙雨花区五星级酒店会议场地推荐
长沙1500人会议场地-长沙芙蓉区酒店会议场地
长沙1300人会议场地-长沙雨花区五星级酒店会议场地
岳阳会展中心-岳阳会展场馆
长沙会议礼品
青花骨瓷养生杯-湖南会议礼品
青花瓷套装 商务礼品定制-湖南会议礼品
红瓷龙纹将军杯-湖南会议礼品
彩霞双面异色湘绣-湖南特产工艺品
金龙聚宝-2012龙年湖南会展礼品礼物

    关于我们 | 联系方式 | 成功案例 | 业务合作 | 招聘英才 | 网站导航 | 法律声明 | 友情链接 | 在线留言 
 
 

   
 联系电话:13762725599  邮箱:1254584218@qq.com  QQ:1254584218 

 公司地址:湖南省长沙市晚报大道267号长沙晚报大厦24楼 邮编:410016   湘ICP备11017963号--3


 Copyright © 2010 hunexpo.com All rights reserved.